Entra in vigore oggi il decreto del Ministero delle Imprese e del made in Italy n. 159/2024, pubblicato in G.U. il 25 ottobre scorso, recante il regolamento che dà attuazione al c.d. “fascicolo informatico d’impresa”.
Ai sensi dell’art. 4 comma 6 del DLgs. 219/2016, una copia dei provvedimenti conclusivi dei procedimenti amministrativi concernenti le attività di impresa (adottati in data successiva al 10 dicembre 2016) è trasmessa, con modalità informatiche o telematicamente, a cura dei responsabili di tali procedimenti, alla Camera di commercio nella cui circoscrizione ha sede l’impresa. Ciò, al fine dell’inserimento di tali documenti nel fascicolo informatico d’impresa di cui all’art. 1 dello stesso DLgs. 219/2016. Sino ad oggi, tuttavia, mancava uno specifico regolamento che disciplinasse in concreto la creazione, il “popolamento” e la fruizione dei fascicoli.
Secondo la definizione datane dal regolamento, il fascicolo informatico d’impresa è l’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente tutti i documenti di cui all’art. 1 comma 1 lett. o) di ciascuna impresa e di ciascun soggetto economico (art. 2 comma 1 del DM 159/2024).
Esso contiene, quindi, i provvedimenti che concludono i procedimenti amministrativi riguardanti l’attività d’impresa, i documenti attestanti atti, fatti, qualità, stati soggettivi e gli atti di autorizzazione, licenza, concessione, permesso o nulla osta rilasciati dagli sportelli unici per le attività produttive (c.d. SUAP), oppure comunicati dall’impresa, comprese le certificazioni di qualità o ambientali, le domande, dichiarazioni, segnalazioni e comunicazioni, insieme ai relativi elaborati tecnici, presentati ai SUAP nell’ambito di procedimenti relativi, sempre con riferimento all’attività di impresa, ad azioni di localizzazione, realizzazione, ristrutturazione, riconversione, trasferimento e così via.
La creazione del fascicolo informatico di impresa risponde a fini di semplificazione dell’attività amministrativa e di riduzione degli oneri burocratici gravanti sulle imprese.
L’art. 2 comma 3 del DM 159/2024 prevede, infatti, che i soggetti pubblici, per le loro finalità istituzionali, debbano poter accedere al fascicolo informatico acquisendo direttamente (senza oneri economici) i documenti e i dati relativi all’impresa e senza richiedere a quest’ultima l’attestazione di atti, fatti, notizie, certificazioni o autocertificazioni già presenti nel fascicolo, né l’esibizione di altri documenti ivi contenuti.
Al proprio fascicolo informatico, può, inoltre, sempre accedere l’impresa direttamente interessata, gratuitamente e senza limiti.
L’accesso, in forma di interrogazione puntuale del fascicolo, è consentito anche ai soggetti privati, con alcuni specifici limiti e previo pagamento dei diritti di segreteria.
In particolare, si precisa che essi sono specificamente tenuti al rispetto della disciplina in materia di privacy dettata dal regolamento GDPR e dal codice in materia di protezione dei dati personali (art. 7 comma 1 del DM 159/2024).
Il fascicolo in questione è collegato informaticamente al REA (repertorio economico amministrativo) ed è tenuto dalla Camera di commercio territorialmente competente.
Nel rispetto delle disposizioni in materia di privacy, peraltro, i documenti contenuti nel fascicolo informatico non possono essere conservati sine die. Essi, quindi, saranno cancellati o resi anonimi (rispettivamente, nel caso in cui riguardino una impresa individuale o un altro soggetto) una volta decorso il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati trattati (art. 6 comma 1 ultima parte del DM 159/2024).
L’art. 8 del DM 159/2024 identifica altresì i diversi responsabili del trattamento dei dati contenuti nel fascicolo, precisando che la Camera di commercio territorialmente competente è titolare del trattamento dei dati personali ivi conservati e che i SUAP e le amministrazioni di cui all’art. 3 comma 1 sono titolari del trattamento dei dati effettuato per alimentare il fascicolo stesso. Queste ultime e i privati che abbiano avuto accesso al fascicolo, inoltre, sono considerati titolari del trattamento dei dati personali ivi acquisiti.
Si osserva, infine, che il regolamento qui in considerazione non è ancora sufficiente a rendere pienamente operativo il fascicolo informatico d’impresa. Entro il 26 novembre 2025, infatti, dovranno essere fornite – con decreto ministeriale, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza Unificata – le specifiche tecniche necessarie per l’“alimentazione” dei fascicoli. Nei 180 giorni successivi all’adozione di tale decreto, poi, i SUAP dovranno rendersi “interoperabili con il fascicolo” tramite i servizi della Piattaforma digitale nazionale dati di cui all’art. 50-ter del Codice dell’amministrazione digitale (DLgs. 82/2005).
Fonte: Eutekne INFO
Monica VALINOTTI